Använda hörlurar, inte sitta i motljus och stänga av mikrofonen när man inte talar – det är några av de tips som EEF har för att ni ska stärka era rutiner kring Teamsmöten.
Många av våra medlemmars verksamhet har svårt att leva vidare i samma takt utan det mänskliga mötet. EEF vill slå ett slag för att investera i goda tekniska förutsättningar för att kunna göra det bästa av situationen – det behöver inte vara så svårt!
Du är inte ensam om att vara trött på videomöten och hemmaarbete. Därför är det viktigt att ta gemensamt ansvar för att variera alla möten – försök att inte hålla mötet på samma sätt varje gång.
Enligt en studie gjord av Jens Edlund på KTH lever många med låga förväntningar på vad vi kan göra med digitala möten, eftersom tekniken för dem varit mycket sämre än den är nu. Utvecklingen har gått mycket fortare än förväntat, och just nu håller väldigt många på att lära sig hantera den. Det kan skapa osäkerhet och oro kring att behöva använda den, som i sin tur leder till passivt deltagande på mötet.
Så, vad kan vi göra för att bli mer bekväma med distansarbete? Här följer EEF:s bästa tips för att få framgångsrika videomöten.
Bli vän med tekniken
Ta dig tid att lära känna de olika program som används för att hålla videomöten. Fråga dina kollegor och lär dig de extra knepen som kanske inte alla andra kan – på så sätt kan du hantera eventuella problem som dyker upp.
Led mötet som ni brukar
Glöm inte bort att hålla mötet som att det vore fysiskt på arbetsplatsen. Se till att alltid ha en mötesledare som ser till att alla får komma till tals. Är det många närvarande på mötet kan det också vara bra att ha en talarlista.
Använd kameran
För att skapa bättre närvaro på mötet är det bra om alla deltagare har kameran påslagen. Jens Edlund berättar vidare att ögonkontakt har stor betydelse för mänsklig kommunikation, eftersom människan ofta söker det. Se till att ställa datorn så ansiktet syns framifrån och är i medljus, med en lugn bakgrund. Titta in i kameran när du pratar så de som deltar på mötet ser dina ögon.
Anpassa mötesplaneringen
Ett videomöte kan inte riktigt ha samma planering som ett fysiskt. Var tydlig med upplägg, syfte, form, men också ramar och riktlinjer. Ska vi använda handuppräckning? Skriver vi i chatten och i så fall hur?
Testa tekniken
Teknikstrul är oftast det som skapar irritation eller oro i videomöten. Se till att testa tekniken innan de andra kopplar upp sig, så ni vet att den fungerar. De ni har digitalt möte med ska känna sig trygga med att ni kan lösa situationen om strul uppstår – speciellt om det är potentiella kunder.
Du kan ladda ner bilden med tips här!
